Für die meisten vertriebsorientierten Kleinunternehmen ist Pipedrive Growth 2026 die ausgewogenste Wahl. Der Tarif verbindet eine übersichtliche Verkaufspipeline mit E-Mail-Synchronisierung, Automationen und Terminplanung. Unternehmen sollten die Entscheidung jedoch an ihren Abläufen ausrichten, denn die gängigen IT-Systeme in Frankfurter Unternehmen unterscheiden sich deutlich. HubSpot eignet sich besonders für einen kostenlosen Einstieg und die spätere Verbindung von Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Freshsales bietet einen günstigen kostenpflichtigen Tarif. monday CRM spielt seine Stärke bei flexibel gestalteten Arbeitsabläufen aus. Solche digitalen Werkzeuge stärken Frankfurter Unternehmen aber nur dann, wenn Beschäftigte sie im Alltag konsequent verwenden.
Inhaltsverzeichnis
- Welches CRM passt zu welcher kleinen Firma
- CRM-Vergleich mit Preisen und Funktionen
- Pipedrive oder HubSpot für den Vertrieb
- Freshsales und monday CRM im Vergleich
- Zoho CRM und Salesforce für wachsende Teams
- Diese versteckten CRM-Kosten werden häufig übersehen
- CRM in sieben Schritten auswählen
- Datenschutz und Datenexport vor dem Kauf prüfen
- Wichtigste Punkte zum Merken
- FAQ
Welches CRM passt zu welcher kleinen Firma
Der Listenpreis allein zeigt nicht, welches CRM tatsächlich günstig ist. Mehrwertsteuer, Mindestlizenzzahl, Jahresbindung, Datenmigration, Schulung, Zusatzmodule und ein späterer Tarifwechsel können die Gesamtkosten erheblich verändern. Gerade typische Fehler bei der Digitalisierung führen dazu, dass Unternehmen zu viele Funktionen kaufen oder wichtige Anforderungen erst nach Vertragsabschluss entdecken.
Ein universeller Sieger existiert nicht. Ein Beratungsunternehmen mit drei Vertriebsmitarbeitern braucht andere Funktionen als ein Handwerksbetrieb, eine Agentur oder ein wachsendes Softwareunternehmen. Die folgende Einordnung verkürzt die Vorauswahl.
Welches CRM passt zu Ihrem Unternehmen?
Wählen Sie Teamgröße, Schwerpunkt und Wachstumsplan. Der Konfigurator zeigt eine passende Vorauswahl.
- Pipedrive Growth passt zu kleinen Teams, die Angebote systematisch nachverfolgen und wiederkehrende Vertriebsaufgaben automatisieren wollen.
- HubSpot Free oder Starter ist interessant, wenn Vertrieb, Formulare, Marketing und Kundenservice später auf einer gemeinsamen Plattform arbeiten sollen.
- Freshsales Growth eignet sich für preisbewusste Firmen, die E-Mail, Telefon, Chat und Pipeline in einem System bündeln möchten.
- monday CRM Standard passt zu Teams, die Kundenprojekte, individuelle Prozesse und visuelle Arbeitsabläufe flexibel abbilden wollen.
- Zoho CRM ist eine Option für Firmen, die viele Module und Anpassungsmöglichkeiten innerhalb eines breiten Software-Ökosystems suchen.
- Salesforce Starter Suite richtet sich an kleine Unternehmen, die eine gemeinsame Basis für Vertrieb, Service, Marketing und Commerce benötigen und später stark skalieren wollen.
Ein kleines Unternehmen mit klassischem B2B-Vertrieb sollte zuerst Pipedrive Growth, Freshsales Growth und HubSpot Starter testen. monday CRM kommt in die engere Wahl, wenn Prozesse nicht nur aus Leads und Verkaufschancen bestehen. Salesforce und Zoho sind besonders relevant, wenn bereits absehbar ist, dass mehrere Abteilungen oder komplexere Datenmodelle eingebunden werden.
CRM-Vergleich mit Preisen und Funktionen
Die Preise wurden am 24. August 2026 auf den offiziellen deutschsprachigen Anbieterseiten geprüft. Angegeben sind Einstiegstarife beziehungsweise die für kleine Vertriebsteams besonders relevanten Editionen. Aktionspreise, Steuern, Wechselkurse und Abrechnungsbedingungen können den Rechnungsbetrag verändern.
| CRM | Relevanter Tarif | Angezeigter Preis | Geeignet für | Wichtiger Kostenhinweis |
|---|---|---|---|---|
| Pipedrive | Growth | 24 US-Dollar je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung | Vertriebsorientierte kleine Teams | Preise ohne Mehrwertsteuer, Zusatzmodule separat |
| HubSpot | Kostenlos oder Starter | 0 Euro für bis zu zwei Nutzer, Starter aktuell ab 7 Euro je Lizenz und Monat | Vertrieb mit Marketing- und Serviceperspektive | Der Starterpreis ist als zeitlich begrenztes Neukundenangebot ausgewiesen |
| Freshsales | Growth | 9 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung | Preisbewusste Start-ups und KMU | Bestimmte Dokumenten- und KI-Funktionen werden als Add-ons angeboten |
| monday CRM | Standard | 17 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung | Flexible Abläufe und visuelle Steuerung | Pakete starten mit drei Nutzern, Steuern kommen hinzu |
| Zoho CRM | Kostenlose Edition | 0 Euro für bis zu drei Nutzer | Sehr kleine Teams und Einzelunternehmen | Lokale Steuern sowie optionale Support- und Einführungsleistungen können hinzukommen |
| Salesforce | Starter Suite | 25 Euro je Nutzer und Monat | Wachsende Firmen mit mehreren Kundenprozessen | Pro Suite und zusätzliche Support- oder Integrationsleistungen sind deutlich teurer |
Ein Preisvergleich ist nur mit identischen Anforderungen sinnvoll. Pipedrive Lite kostet bei jährlicher Abrechnung zwar 14 US-Dollar je Nutzer und Monat. Vollständige E-Mail-Synchronisierung, E-Mail-Sequenzen und Automationen gehören jedoch zum Growth-Tarif. Bei monday CRM liegt die Grenze im Basic-Tarif unter anderem bei 1.000 aktiven Kontakten und Verkaufschancen. Standard erhöht sie auf 10.000 und enthält monatlich 250 individuelle Automationen.
CRM-Auswahl nach dem wichtigsten Bedarf
Der wichtigste Arbeitsablauf führt schneller zur passenden Vorauswahl als eine möglichst lange Funktionsliste.
Wichtig Die endgültige Entscheidung sollte erst nach einem Test mit echten Arbeitsabläufen fallen.
Pipedrive oder HubSpot für den Vertrieb
Pipedrive überzeugt bei einer klaren Verkaufspipeline
Pipedrive stellt Verkaufschancen, Aktivitäten und nächste Schritte in den Mittelpunkt. Im Growth-Tarif kommen vollständige E-Mail-Synchronisierung, Öffnungs- und Klickverfolgung, Automationen, E-Mail-Sequenzen, Umsatzprognosen und ein Terminplaner hinzu. Das reduziert den Bedarf an mehreren getrennten Werkzeugen.
Pipedrive Growth ist die stärkste Gesamtempfehlung für kleine Firmen, deren wichtigste Aufgabe die konsequente Bearbeitung von Leads und Angeboten ist. Die Bedienung bleibt näher am klassischen Vertrieb als bei umfassenden Unternehmensplattformen. Das erleichtert die Einführung in Teams, die bisher mit Tabellen, Postfächern und Kalendern arbeiten.
Die deutsche Preisseite weist die Beträge in US-Dollar und ohne Mehrwertsteuer aus. Bei jährlicher Abrechnung kostet Growth 288 US-Dollar pro Nutzer und Jahr. Für fünf Personen ergibt das einen Basispreis von 1.440 US-Dollar pro Jahr. Wechselkurse und die steuerliche Behandlung können den tatsächlichen Eurobetrag beeinflussen.
Zusätzliche Ausgaben entstehen beispielsweise für LeadBooster, Projects, Campaigns, Webbesucher oder Smart Docs. Unternehmen sollten deshalb vor dem Kauf festlegen, ob Leadgewinnung, Projektsteuerung, Kampagnen und Dokumente wirklich innerhalb des CRM benötigt werden.
HubSpot erleichtert den Einstieg ohne Lizenzkosten
HubSpot bietet kostenlose Vertriebswerkzeuge für bis zu zwei Nutzer. Damit lassen sich Kontakte und Verkaufsaktivitäten zentral erfassen, ohne sofort ein Abonnement abzuschließen. Das ist für Gründer, kleine Beratungen und Unternehmen in einer frühen Testphase attraktiv.
Der Starter-Tarif wird auf der deutschen Preisseite aktuell ab 7 Euro je Lizenz und Monat angezeigt. Gleichzeitig nennt die Seite 20 Euro als regulären Vergleichspreis und kennzeichnet das günstigere Angebot als zeitlich begrenzten Rabatt für Neukunden. Eine langfristige Kostenplanung sollte deshalb nicht ausschließlich auf dem Aktionsbetrag beruhen.
Der große Vorteil liegt im gemeinsamen Datenbestand für Vertrieb, Marketing, Kundenservice, Inhalte und Datenmanagement. Wer mehrere dieser Bereiche verbinden möchte, erhält einen klaren Ausbaupfad. Genau diese Verbindung prägt die Digitalisierung der Wirtschaft in Frankfurt.
Beim späteren Ausbau steigt das Budget deutlich. Sales Hub Professional wird ab 90 Euro je Lizenz und Monat bei jährlicher Zahlung angezeigt. Zusätzlich verlangt HubSpot dafür ein obligatorisches einmaliges Onboarding von 1.470 Euro. Enterprise startet bei 150 Euro je Lizenz und nennt eine einmalige Onboarding-Gebühr von 3.420 Euro.
Freshsales und monday CRM im Vergleich
Freshsales bietet viel im günstigen Growth-Tarif
Freshsales Growth kostet bei jährlicher Abrechnung 9 Euro je Nutzer und Monat. Zum Funktionsumfang gehören eine Kanban-Ansicht, Phasen des Kontaktlebenszyklus, Chat, E-Mail, Telefon, E-Mail-Vorlagen, benutzerdefinierte Felder und grundlegende Workflows. Für fünf Nutzer liegt der rechnerische Basispreis damit bei 45 Euro pro Monat beziehungsweise 540 Euro pro Jahr.
Freshsales Growth bietet im Vergleich ein besonders günstiges Paket für Teams, die Kommunikation und Pipeline in einer Anwendung bündeln wollen. Die 21-tägige Testversion erlaubt eine Prüfung vor dem Kauf.
Kostenfallen liegen in Funktionen, die erst in höheren Editionen oder als Zusatz verfügbar sind. Kontaktbewertung, Deal-Analysen, Vertriebssequenzen und Gebietsverwaltung gehören zum Pro-Tarif für 39 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Dokumente mit eigener Marke und zusätzliche Sitzungen des KI-Agenten werden gesondert angeboten.
monday CRM verbindet Kundenarbeit mit flexiblen Abläufen
monday CRM arbeitet stärker mit anpassbaren Boards, Spalten und visuellen Arbeitsbereichen. Das ist praktisch, wenn ein Auftrag nach dem Abschluss direkt in Projektplanung, Produktion oder Betreuung übergeht. Standard kostet bei jährlicher Abrechnung 17 Euro je Nutzer und Monat.
Für fünf Nutzer ergibt sich ein Basisbetrag von 85 Euro pro Monat beziehungsweise 1.020 Euro pro Jahr zuzüglich Steuern. monday berechnet nach Paket und Nutzerzahl. Der Anbieter nennt drei Nutzer als Einstieg. Ein Betrieb mit nur einer tatsächlich arbeitenden Person sollte deshalb den Gesamtpreis und nicht nur den Preis je Lizenz vergleichen.
Auch Funktionslimits beeinflussen die Auswahl. Standard umfasst 10.000 aktive Kontakte und Verkaufschancen, fünf anpassbare Dashboards, 15 Spalten je Board, 50 Angebote und Rechnungen pro Monat sowie 250 individuelle Automationen. Pro erhöht diese Grenzen deutlich, kostet bei jährlicher Abrechnung aber 28 Euro je Nutzer und Monat.
Zoho CRM und Salesforce für wachsende Teams
Zoho CRM startet kostenlos für drei Personen
Die kostenlose Edition von Zoho CRM unterstützt bis zu drei Nutzer. Sie enthält zentrale Module für Leads und Dokumente sowie mobile Anwendungen. Damit eignet sie sich für Kleinstunternehmen, die strukturierter als mit einer Tabelle arbeiten wollen und zunächst keine erweiterten Automationen benötigen.
Die kostenpflichtigen Editionen erweitern das System um Workflows, Zuweisungsregeln, Berichte, Prognosen, Prozesssteuerung und weitere Anpassungen. Zoho weist darauf hin, dass lokale Steuern zusätzlich berechnet werden. Neben dem enthaltenen Classic-Support stehen kostenpflichtige Supportpläne und Einführungsleistungen zur Verfügung.
Die große Funktionsbreite ist zugleich eine Herausforderung. Vor dem Kauf sollte das Team prüfen, welche Module im ersten Jahr wirklich genutzt werden. Andernfalls entsteht ein umfangreiches System, das im Alltag nur als Adressbuch dient.
Salesforce Starter Suite bietet einen klaren Ausbaupfad
Salesforce Starter Suite kostet 25 Euro je Nutzer und Monat und kann nach Angaben des Anbieters monatlich oder jährlich abgerechnet werden. Enthalten sind die Verwaltung von Leads, Firmen, Kontakten und Verkaufschancen sowie Funktionen für Vertrieb, Service, Marketing und Commerce.
Die Suite ist interessant, wenn ein kleines Unternehmen schon früh mit mehreren Kundenprozessen arbeitet. Für fünf Nutzer beträgt der rechnerische Basispreis 125 Euro pro Monat. Die nächste Stufe ist jedoch wesentlich teurer. Pro Suite kostet 100 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.
Erweiterungen können den Gesamtbetrag weiter erhöhen. Salesforce nennt für den Premier-Erfolgsplan 30 Prozent der Nettolizenzgebühren. Eine Webservices-API kann in bestimmten Editionen zusätzliche Lizenzkosten verursachen. Vor der Entscheidung muss daher geklärt werden, welche Buchhaltungs-, Shop-, Telefonie- oder Branchensoftware angebunden werden soll.
Diese versteckten CRM-Kosten werden häufig übersehen
Versteckte Kosten sind nicht immer heimliche Gebühren. Häufig handelt es sich um öffentlich genannte Bedingungen, die im ersten Preisvergleich nicht berücksichtigt werden. Entscheidend ist der Gesamtaufwand über mindestens zwölf Monate.
| Kostenfaktor | Typisches Risiko | Prüfung vor Vertragsabschluss |
|---|---|---|
| Mehrwertsteuer und Währung | Der sichtbare Betrag ist netto oder wird in US-Dollar berechnet | Endpreis auf der Bestellseite und Rechnungsvorschau prüfen |
| Mindestanzahl an Lizenzen | Ein Einpersonenteam bezahlt mehrere Plätze | Kleinste abrechenbare Teamgröße schriftlich festhalten |
| Jährliche Abrechnung | Der günstige Monatspreis setzt eine Vorauszahlung für ein Jahr voraus | Jahresbetrag, Kündigungsfrist und Erstattungsregeln vergleichen |
| Einrichtung und Migration | Datenbereinigung, Import und Prozessaufbau benötigen externe Hilfe | Festpreis für Import, Zuordnung und Testmigration verlangen |
| Automationen und KI | Credits, Aktionen oder Sitzungen werden nach Verbrauch berechnet | Monatliches Volumen mit realen Arbeitsabläufen berechnen |
| Integrationen und API | Eine wichtige Schnittstelle fehlt im Einstiegstarif | Buchhaltung, Telefonie, Website und E-Mail im Testkonto verbinden |
| Support und Schulung | Schnelle Hilfe oder persönliches Onboarding kosten zusätzlich | Enthaltene Kanäle, Servicezeiten und Reaktionsstufen prüfen |
| Späterer Tarifwechsel | Eine einzelne benötigte Funktion erzwingt ein Upgrade für alle Nutzer | Kritische Funktionen dem günstigsten passenden Tarif zuordnen |
Die teuerste Fehlentscheidung ist ein günstiges CRM, das nach wenigen Monaten ersetzt werden muss. Neben neuen Lizenzkosten entstehen dann erneut Aufwendungen für Export, Datenbereinigung, Import, Schulung und die Unterbrechung eingespielter Abläufe.
CRM in sieben Schritten auswählen
Ein strukturierter Auswahlprozess verhindert, dass eine lange Funktionsliste die Entscheidung dominiert. Für kleine Unternehmen reichen sieben praktische Schritte.
- Verkaufsprozess aufzeichnen und jede Phase vom ersten Kontakt bis zur Nachbetreuung benennen.
- Pflichtfunktionen festlegen und von Funktionen trennen, die lediglich wünschenswert sind.
- Gesamtbudget berechnen und Lizenzen, Steuern, Einführung, Migration, Schulung sowie Zusatzmodule einbeziehen.
- Drei Systeme testen und dafür dieselben Kontakte, Angebote, Aufgaben und Berichte verwenden.
- Integrationen verbinden und E-Mail, Kalender, Websiteformulare, Telefonie und Buchhaltung praktisch prüfen.
- Datenexport durchführen und kontrollieren, ob Kontakte, Aktivitäten, Notizen und Anhänge vollständig verfügbar sind.
- Teamentscheidung treffen und danach Verantwortliche, Datenregeln und einen verbindlichen Starttermin festlegen.
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Ein Test sollte nicht allein durch die Geschäftsführung oder IT erfolgen. Mindestens eine Person aus dem täglichen Vertrieb muss typische Aufgaben erledigen. Dazu gehören ein Lead-Import, die Anlage eines Angebots, eine Folgeaufgabe, eine E-Mail, eine Auswertung und die mobile Nutzung.
Die Einführung bleibt überschaubar, wenn das Unternehmen mit wenigen Pflichtfeldern startet. Zusätzliche Felder und Automationen sollten erst folgen, sobald ein wiederkehrender Bedarf sichtbar ist. Das ist eine praktische Form der Effizienzsteigerung durch Technologie.
Datenschutz und Datenexport vor dem Kauf prüfen
Ein CRM verarbeitet Namen, Kontaktdaten, Gesprächsnotizen und häufig auch Vertragsinformationen. Der Einsatz einer bekannten Plattform allein gewährleistet noch keine korrekte Verarbeitung. Nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung muss bei einer Verarbeitung im Auftrag eine entsprechende vertragliche Grundlage mit dem Dienstleister bestehen.
Deutsche Unternehmen sollten vor der Freigabe mindestens folgende Punkte dokumentieren.
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Liste der Unterauftragsverarbeiter
- Speicherregionen und Regeln für internationale Datentransfers
- Rollen, Berechtigungen und Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Löschfristen für Kontakte, Notizen und exportierte Dateien
- Datensicherung, Wiederherstellung und vollständiger Export
- Verarbeitung von Kundendaten durch optionale KI-Funktionen
Besonders sensible Informationen gehören nur dann in das CRM, wenn Zweck, Berechtigung und Schutzmaßnahmen eindeutig geregelt sind. Ein kleines Unternehmen sollte außerdem Zugänge sofort sperren können, wenn Beschäftigte ausscheiden. Weitere praktische Hinweise liefert der Beitrag darüber, warum digitale Sicherheit über den Geschäftserfolg entscheidet.
Wichtigste Punkte zum Merken
- Pipedrive Growth ist die ausgewogenste Wahl für einen klar organisierten B2B-Vertrieb.
- HubSpot bietet einen kostenlosen Einstieg für bis zu zwei Nutzer.
- Zoho CRM unterstützt in der kostenlosen Edition bis zu drei Nutzer.
- Freshsales Growth gehört mit 9 Euro je Nutzer und Monat zu den günstigsten bezahlten Optionen im Vergleich.
- monday CRM eignet sich besonders für flexibel gestaltete Kunden- und Projektabläufe.
- Salesforce Starter Suite bietet einen starken Ausbaupfad, kann bei späteren Upgrades aber erheblich teurer werden.
- Aktionspreise und jährlich abgerechnete Monatspreise dürfen nicht mit dauerhaft flexiblen Monatskosten verwechselt werden.
- Mehrwertsteuer, Migration, Schulung, Zusatzmodule, KI-Nutzung und Schnittstellen gehören in die Gesamtkalkulation.
- Ein Test mit echten Arbeitsabläufen ist aussagekräftiger als ein reiner Vergleich von Funktionslisten.
Quelle: Pipedrive Preisübersicht, HubSpot Sales Hub Preisübersicht, Freshworks Freshsales Preisübersicht, monday CRM Preisübersicht, Zoho CRM Preisübersicht, Salesforce Sales Preisübersicht und Datenschutz-Grundverordnung auf EUR-Lex. Preisstand vom 24. August 2026.
